Antes de iniciar un proceso de contratación, siempre aconsejo a mis clientes: definir y formalizar por escrito la solicitud de personal, mediante la Requisición de Personal, con el fin de encontrar, atraer y contratar a los mejores candidatos.
La Requisición de Personal contiene información específica sobre el puesto que se desea contratar, que le ayudará a la persona encargada de reclutar; atraer perfiles que cuenten como mínimo 90% de los requisitos. Esta información es la siguiente:
I. Fecha de solicitud
Corresponde al día en que el gerente general, la jefatura directa y talento humano aprueban y formalizan la solicitud de contratación mediante la Requisición de Personal.
II. Fecha de contratación
Es el intervalo entre la fecha de solicitud y el día que ingresa la persona al puesto de trabajo.
Durante este tiempo, la persona encargada de reclutar realiza un proceso formal de reclutamiento y selección, que garantice contratar personal calificado y competente.
Antes de indicar la fecha de contratación, tome en cuenta algunas causas que pueden retrasar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
- Nivel de complejidad del perfil buscado
- Qué buscan los candidatos y qué ven atractivo sobre la empresa que los motiva a participar en el proceso de selección
- Tome en cuenta la suma de dinero y los recursos que está dispuesto a invertir en publicidad del anuncio del puesto, para atraer al mayor número y más calificados candidatos
- El índice de rotación de personal. Si el índice de rotación de personal es alto, reduce el interés del candidato para trabajar en su empresa
- Salario no competitivo: Si el salario que ofrece no es calculado de acuerdo con, las competencias, experiencia y preparación técnica e intelectual del perfil buscado, este se convierte en una oferta salarial poco atractivo para los candidatos calificados. Muchas veces por necesidad la persona acepta un puesto con un salario bajo, pero al poco tiempo se marcha de la empresa a buscar nuevas y mejores ofertas salariales, que cumplan con sus expectativas
- Horarios de trabajo extensos
- Condiciones que ofrece la empresa, por ejemplo: parqueo, áreas cómodas y agradables para los tiempos de descanso
Cuando talento humano no puede cumplir con la fecha de contratación establecida en la Requisición de Personal, recomiendo que, presente al gerente general, un informe sobre las causas que retrasan el proceso.
III. Información del puesto
Este elemento ayuda a asignar el área o sección donde se van a ejecutar las funciones, y el departamento al que pertenece el puesto.
- Nombre del puesto
- Área donde se ubica el puesto
- Nombre de la jefatura directa: Representa la persona a cargo de los resultados del puesto y desempeño del colaborador.
Es importantísimo que la jefatura a cargo conozca el perfil del puesto y el perfil de la persona contratada, así, evaluar y medir el desempeño e inspirar y promover la cultura y la misión de la empresa.
IV. Información salarial
Antes de iniciar con el proceso de contratación de personal lo más recomendable es que el gerente general, apruebe el monto del salario mensual que va a recibir la persona, los esquemas de comisión, bonos y otros rubros monetarios que ofrece el puesto de trabajo.
Esta información facilita el filtro de prospectos según su pretensión salarial.
En algunas empresas, el día de ingreso del colaborador, aún el gerente general no ha definido o aprobado estos montos.
Esta situación hace al proceso de contratación informal, y causa desmotivación en la persona contratada antes de iniciar sus funciones.
V. Objetivo del puesto
Es difícil para los encargados de talento humano, gerencias y jefaturas directas, definir el objetivo del puesto.
Cuando solicito a mis clientes que definan este elemento, lo que hacen es describir las tareas del puesto.
Desconocen que el objetivo del puesto describe la razón de ser del puesto, para qué fue creado, cuál es su fin.
Antes de redactar el objetivo del puesto, piense en las siguientes preguntas:
- Cuál es el motivo del puesto?
- A cuál problema o situación dará solución?
- Cuál beneficio aporta al departamento o jefatura a cargo?
- Cuál es la razón del puesto de trabajo?
Ejemplo:
Redacción del objetivo del puesto de una asistente de gerencia general.
Objetivo del puesto: Asistir y apoyar a la gerencia general en las labores administrativas prestando la ayuda necesaria y anticipada, con el fin de, restarle carga de trabajo.
VI. Resultados de los logros crucialmente importantes
Para determinar los logros más importantes del puesto, cómo y cuándo medirlos, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Cuáles son los logros más importantes que debe alcanzar la persona que desempeña el puesto de trabajo?
- ¿Cuál es la frecuencia con la que se debe alcanzar estos logros?
- ¿Cómo se llama el reporte que debe presentar la persona sobre el alcance o desempeño de estos logros?
- ¿Cuándo y cómo se debe presentar este reporte?
- ¿Quién supervisa el alcance de estos logros?
- ¿Quién o quiénes revisan el reporte de estos logros y con cuánta frecuencia lo hacen?
- ¿Para el alcance de estos logros se va a tomar en cuenta la curva de aprendizaje?
- ¿Cuáles son los porcentajes de desempeño optimo durante la curva de aprendizaje?
VII. Periodo de capacitación
Aunque el perfil contratado sea sobresaliente, es obligación del patrono definir el programa de capacitación y la curva de aprendizaje, sobre las tareas, responsabilidades y funciones específicas del puesto, uso de sistemas y herramientas necesarias para desempeñar el puesto de trabajo.
Los programas de capacitación y la curva de aprendizaje, durante el periodo de prueba aumentan el desempeño, la productividad y la estabilidad laboral del nuevo colaborador.
VIII. Responsabilidades específicas del puesto
En este paso se indican, no se describen, todas las tareas, responsabilidades y obligaciones, más importantes del puesto .
Ejemplo:
- Revisión y mantenimiento de páginas web y redes sociales
- Realizar la actualización diaria de inventarios y precios en el CRM
- Comunicar al departamento de ventas, por correo electrónico, cada vez que se realiza actualizaciones del inventario y variación de los precios.
La redacción de las responsabilidades específicas debe ser clara y puntual, que no permita malas interpretaciones o dudas.
IX. Información sobre el contrato laboral
El contrato de trabajo es un acuerdo escrito que define y establece derechos y deberes fundamentales, que permiten la relación obrero – patronal conforme al marco jurídico de la Legislación Laboral vigente en cada país.
La información del contrato laboral que se resume en la Requisición de Personal es la siguiente:
- Clase de contrato
- Razón del puesto
- Jornada y horario laboral
- División de la jornada laboral
X. Herramientas y recursos tecnológicos
En este paso se indica todas las herramientas, recursos, productos, materia prima, y demás objetos relacionados de forma inmediata con el trabajo.
Ejemplo:
- Motocicleta: Marca:_____________ modelo: _____________ número de placa:____________
- Teléfono celular: Marca:____________ modelo: _____________ número de serie: __________
- Laptop: Marca: _______________ modelo: _______________ número de serie: ____________
Es recomendable que talento humano, junto con la jefatura directa, verifiquen el inventario de todos los recursos necesarios, solicitados en la Requisición de personal, para que el día de ingreso el colaborador cuente con todo lo necesario para desempeñar el puesto de trabajo.
La entrega de estas herramientas se realiza el día de ingreso, durante la inducción del personal, y se debe documentar por medio de un «contrato de entrega y recibido de herramientas».
XI. Otras requisiciones especiales que debe cumplir el perfil solicitado
Al iniciar un proceso de selección es necesario identificar y justificar objetivamente, los rasgos y capacidades especiales que requiere la persona que va a desempeñar el puesto de trabajo.
Con respecto a este tema la OIT señala lo siguiente:
" Una empresa requiere contratar a un trabajador para un puesto que exige fuerza física. Este puesto de trabajo no puede adaptarse, por lo que la empresa no acepta solicitudes de personas mayores de 50 años, con complexión más pequeña, mujeres o personas con discapacidades.” ¿En qué medida puede considerarse que esta práctica de contratación contraviene lo dispuesto en los convenios de la OIT relativos a la discriminación? ¿Cómo puede una empresa respetar los principios de la OIT relativos a la discriminación sin poner en peligro la seguridad y la salud de sus trabajadores? Respuesta: “Las distinciones, exclusiones o preferencias basadas en las calificaciones exigidas para un empleo determinado no serán consideradas como discriminación. Sin embargo, esta excepción debería interpretarse en un sentido restrictivo”.
XII. Validar y aprobar la Requisición de personal
El bloque de las firmas de validación y aprobación van a contener obligatoriamente la firma del gerente general, que comprueba la revisión, mejoras y aprobación de los requisitos y solicitudes del puesto y el perfil buscado.
La firma de la jefatura directa hace constar que conoce y aprueba la información específica del puesto, y estará preparado para trabajar, evaluar y potenciar el perfil de la persona contratada que está a su cargo.
La firma de talento humano representa el compromiso de buscar perfiles que se ajusten al puesto, cumpliendo las fechas de búsqueda y contratación establecidas.
Esta guía práctica compuesta por tres artículos, le muestra los pasos a seguir para realizar una Requisición de Personal que le ayude a atraer, mantener, desarrollar y evaluar al personal competente, que forme parte del equipo de trabajo estable y comprometido con el crecimiento y la productividad de la empresa.
