- ¿Qué tengo que hacer para atraer personal competente y talentoso?
- ¿Por qué las personas contratadas renuncian durante las primeras semanas?
- ¿Qué hago para que talento humano cumpla con las fechas de contratación de personal?
- ¿Por qué ningún currículum que llega al correo de empleo es sobresaliente?, aun cuando recibo más de 500 currículums.
- ¿Cómo preparo a la jefatura directa para que trabaje, evalué y mejore un nuevo perfil a su cargo?
Seguramente le ha pasado que contrata personal y a las pocas semanas, días o inclusive horas, se da cuenta que no era la persona que debía contratar, quizá porque renunció, o usted decidió despedirlo porque no cumplía con sus expectativas.
En muchas empresas esta situación es más común de lo que usted se puede imaginar.
Uno de los errores más frecuentes a la hora de contratar personal inicia con la forma de solicitar a talento humano la contratación de personal.
Muchas veces esta solicitud de contratación es verbal, sin detalles del puesto, la información sobre las competencias técnicas e intelectuales, y otras características importantísimas que hacen competente a una persona para desempeñar el puesto.
Este gravísimo error se da porque la gerencia a cargo, no tiene la conciencia sobre la importancia de invertir el tiempo necesario, y de calidad, para realizar la Requisición Formal de Personal, junto con talento humano y la jefatura directa del puesto.
En relación con este caso, tengo muchas experiencias que deseo compartir, no son historias que he leído en libros, son realidades que he conocido en las empresas de diferentes clientes, por ejemplo: Cuando el gerente general de una empresa no da la mínima importancia a la redacción de la requisición de personal antes de iniciar un proceso de reclutamiento.
Para muchos gerentes, la Requisición de Personal es un documento más que Recursos Humanos inventó para aumentar la papelería del expediente del colaborador, o para hacer perder el tiempo a los jefes que solicitan una contratación.
Sin embargo, la información que se recolecta y formaliza en la Requisición de Personal (Documento RH-RS -003), como le he llamado en mi e-book Equipo Talentoso, la considero la “radiografía del puesto” o la información vital, necesaria, y aprobada por la gerencia general antes de un proceso de contratación.
La Requisición de Personal le ayudará a la persona a cargo de reclutar, atraer perfiles que cuenten con mínimo 90% de los requisitos del puesto.
Antes de iniciar un proceso de contratación, siempre aconsejo a mis clientes realizar los siguientes pasos y documentarlos en la Requisición de Personal
Corrija errores antes de buscar candidatos
Paso #1: Definir la siguiente información del puesto:
- Detalle lo siguiente sobre el puesto: Salario, horario, jornada laboral, tipo de contrato, departamento y jefatura a cargo
- Nombre y objetivo del puesto
- Cómo y cuándo medir el desempeño durante el periodo de prueba
- Cuál es el programa de capacitación que tiene para este puesto
- Cuántos días va a invertir en la capacitación
- Las tareas y responsabilidades del puesto
- Las competencias técnicas e intelectuales del colaborador que se requieren para desempeñar el puesto (años de experiencia, estudios formales, aptitudes, actitudes, especialización)
- Cuáles son los rasgos generales según el perfil del puesto
- Recursos que va a dar la empresa (herramientas, espacio, vehículo, teléfono, combustible, laptop)
- Requisitos especiales que requiere la persona para desempeñar el puesto
- Esquema de comisión, o bonos de productividad y desempeño
Paso #2: Validar la información anterior con la firma del gerente general, la jefatura a cargo y talento humano.
Posteriormente, esta información tiene que ser validada con la firma del gerente general, la jefatura a cargo y talento humano, para que todos los requisitos y especificaciones del puesto sean aprobados antes de realizar la publicación del puesto.
- Firma del gerente general
La firma del gerente general en la Requisición del Personal es obligatoria, comprueba que el gerente revisó, perfeccionó y aprobó los requisitos y solicitudes del puesto, y el perfil buscado.
- Firma de la jefatura directa
La jefatura de área es el encargado de velar por el desempeño del colaborador, y el logro de resultados óptimos del puesto. Su firma, hace constar que conoce y aprueba la información específica del puesto y estará preparado para trabajar, evaluar y potenciar el perfil de la persona contratada que está a su cargo.
- Firma de talento humano
La firma de talento humano representa el compromiso para buscar perfiles que se ajusten al puesto, cumpliendo las fechas de búsqueda y contratación establecidas.
- Fecha de inicio del proceso de reclutamiento
- Fecha límite de contratación
- Verificación de las existencias de herramientas tecnológicas, y otros materiales necesarios para desempeñar el puesto de trabajo.
Es recomendable que talento humano junto con la jefatura directa, verifiquen el inventario de todos los recursos necesarios indicados en la Requisición de Personal, para que el día de ingreso, el colaborador cuente con todo lo necesario para desempeñar el puesto de trabajo.
La entrega de estas herramientas se realiza el día de ingreso, en la inducción del personal, y se debe documentar por medio de un “contrato de entrega y recibido de herramientas”.
Paso #3: Cada vez que se realiza La Requisición de Personal, es indispensable actualizar el perfil de puesto.
Tenga en cuenta que todo puesto es dinámico; las responsabilidades, tareas y otros elementos del puesto se pueden reasignar, modificar o eliminar, e incluso, se puede modificar los requisitos y competencias que debe tener la persona que desempeñará el puesto.
Cada vez que realiza la Requisición de Personal y/o modifica elementos básicos del puesto, revise y actualice el Perfil del Puesto.
Las actualizaciones del Perfil del Puesto es responsabilidad de talento humano, que debe cumplir, cada vez que se realiza una Requisición de Personal o se modifican elementos y requisitos básicos del puesto.
Como lo mencioné en el E-book Equipo Talentoso: el primer documento que toda empresa debe tener para definir y ordenar el puesto de trabajo es el perfil del puesto.
No contar con esta herramienta dificulta el proceso de reclutamiento, selección, evaluación, operación y la toma de decisiones durante el ciclo de vida del colaborador.
Recordemos que durante la inducción es indispensable dar al nuevo colaborador una copia fiel del perfil del puesto, para que, desde el inicio de la relación laboral, conozca las especificaciones, tareas, responsabilidades y demás información necesaria que le asegura ejecutar el puesto con el más alto desempeño.
Resumen
Esta guía práctica compuesta por tres artículos, le muestra los pasos a seguir para realizar una Requisición de Personal que le ayude a atraer, mantener, desarrollar y evaluar al personal competente, que forme parte del equipo de trabajo estable y comprometido con el crecimiento y la productividad de la empresa.
